Wer erfolgreich sein will, muss seine persönlichen Kapazitäten systematisch einsetzen. Die wichtigste humane Ressource ist die Zeit! Mit einem klug geführtem Zeitplanbuch optimieren Sie Ihre Leistungsfähigkeit.
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Was ist überhaupt ein Zeitplanbuch?
Ein Zeitplanbuch ist ein effektives Instrument für die professionelle Zeitplanung. Das klassische Zeitplanungsbuch ist ein Ringbuch, in dem ein Loses- Blatt- System integriert ist. Es gliedert sich in folgende Abschnitte:
1. Der Kalender- Teil:
Das Kalendarium ist das „Herzstück“ eines Zeitplanbuchs, die Tagesblätter enthalten die Termine und den Sollplan des aktuellen Tages. Zum Zwecke der Selbstkontrolle sind in den Tagesplänen Formulare integriert, in denen eine Auswertung und die tatsächlichen Ergebnisse am Ende des Tages schriftlich dokumentiert werden können.
Es ist sinnvoll, das aktuelle Tagesblatt des Zeitplanbuchs aufgeschlagen auf dem Schreibtisch zu positionieren. Damit werden weitere Tagesformulare überflüssig und der Fokus liegt auf dem Zeitplanbuch. Zu Beginn des Arbeitstages bietet es sich an, eine vorläufige Sortierung der Tagesaufgaben auf der Rückseite des Tagesblattes zu notieren. Damit bringt man nicht nur eine geistige Ordnung in die Arbeit, man setzt auch Prioritäten- oder wirft Überflüssiges direkt raus und schätzt den voraussichtlichen Zeitbedarf der Aufgaben ein. Nach dieser systematischen Überarbeitung des Tagesplans, erfolgt die Übertragung auf die Hauptseite des Tagesblattes.
Direkt hinter den Blättern für die Tagestermine befinden sich die Wochen, Monats und Jahrespläne.
Auf den Monatsblättern werden z. B. Reisen, Tagungen und Seminare notiert. Im Jahreskalender für das laufende und das kommende Jahr ist Platz zum Eintrag der Fixtermine.
2. Das Verzeichnis für Ziele, Aktivitäten und diversen Checklisten.
Dieser Teil des Zeitplanbuchs setzt sich aus Formularen zusammen, die dem Benutzer dabei helfen, Ziele zu formulieren, Aufgaben oder To Do Listen zu erstellen, die Selbstorganisation effektiv zu unterstützen und Aufgaben sinnvoll zu rationalisieren. Spätestens hier wird deutlich, dass ein Zeitplanbuch weit mehr als die Summe seiner Teile ist. Sein unendliches Potential liegt in der Verbindung und dem Zusammenspiel der Zielplanung und der daraus abgeleiteten Planung der Aufgaben. Wer seine Prioritäten und obersten Ziele schwarz auf weiß und ständig präsent vor Augen hat, der organisiert auch seine tägliche Arbeit sinnvoll und effektiv.
3. Der Datenteil
Dieser Abschnitt des Zeitplanbuchs besitzt die Funktion eines individuellen Nachschlagewerkes.
Hier können je nach berufsspezifischem und persönlichem Bedarf Daten erfasst werden. Das können Listen von Geburtstagen sein, Messetermine, Merkblätter für die Erfassung von wichtigen Informationen oder auch Empfehlungen und wichtige Normen und Regeln sein. Damit hat man die wichtigsten Daten immer griffbereit und vor allen Dingen komprimiert auf das Notwendigste. Ein unverzichtbares Handbuch im praktischem Format.
4. Der Adressteil
Ein Zeitplanbuch arbeitet mit dem Ringbuchsystem. Dieses Loses- Blatt- System erlaubt die flexible Handhabung des Adressteils. Häufig vorkommende Anfangsbuchstaben können beliebig in der Datei erweitert werden, während meist überflüssige Anfangsbuchstaben, wie das Y einfach aussortiert werden. Ein weiterer Vorteil gegenüber fest gebundenen Büchern liegt darin, dass man einzelne Dateien nicht zeitraubend in ein neues Buch übertragen muss, sondern einfach die Blätter in das neue Zeitplanbuch einheften kann!
5. Sonstige Unterlagen
Hier ist Raum für sämtliche Scheck-Karten und wichtige Papiere, wie Ausweis, Führerschein etc. Ein Zeitplanbuch ist ein erstaunliches All- in One- Produkt. Für Ihre persönliche Gesamtorganisation benötigen Sie nur ein einziges Buch.
6. Der Archivordner
In diesem Ordner wird alles wichtige abgelegt und gespeichert, was der Vergangenheit angehört. Damit entsteht eine übersichtliche Dokumentation der beruflichen Planungsdaten und Erfolgsgeschichte. Natürlich bewahrt man diesen Teil nicht im eigentlichen Zeitplanbuch auf, denn das würde den Rahmen sprengen. Diese Daten werden alphabetisch oder zeitlich geordnet und getrennt vom Hauptbuch abgelegt.
Das Zeitplanbuch ist die Grundlage für die Methodik der Arbeit, es ist gleichzeitig: Kalender, Nachschlagewerk, Brieftasche, Tagebuch, Hilfe zur Erinnerung und Mittel zur Konzentration.
Auf kleinstem Raum entfaltet sich ein ausgeklügeltes System zum Zeit- und Selbstmanagement.
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