Hausverwaltung

In Deutschland gibt es große Bestände an Wohneigentum und Gewerbeimmobilien. Es wird entweder vermietet, von den Eigentümern selbst bewohnt oder zu gewerblichen Zwecken verpachtet oder vermietet. Je größer ein Wohnanlage oder die Zahl von Wohnungen in der Hand eines Eigentümers ist, desto eher ist er mit den anfallenden Verwaltungsarbeiten überfordert. Neben der vertraglichen Verwaltung und dem Nachweis aller anfallenden Kosten gilt es die Versicherung und Bewirtschaftung der Immobilien zu organisieren und unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten zu leiten. In Mietobjekten ist Leerstand zu vermeiden und entsprechende Maßnahmen zur Neuvergabe des Wohnraumes zu treffen. Der Verwaltungsaufwand für die einzelnen Mietparteien, eingehende und ausgehende Zahlungen müssen verbucht und nachvollziehbar dargestellt werden. Die Abrechnung von Nebenkosten muss gesetzlichen Vorgaben entsprechen und formal und inhaltlich einwandfrei sein. Die Bewältigung dieser und weiterer Aufgaben haben sich Hausverwaltungen als Geschäftsziel gesetzt. Solche Firmen sind auf die Belange der Wohnungswirtschaft spezialisiert und übernehmen für die Eigentümer alle anfallenden Verwaltungs- und Organisationsaufgaben. Firmen dieser Art sind in allen möglichen Größen zu finden.

Aktivitäten von Hausverwaltungen in Mietobjekten
Vermietete Wohnungen werden häufig zur Verwaltung an Dienstleister abgegeben. Die Kosten bewegen sich meistens im Rahmen einer Monatsmiete, 5-10 Prozent der Jahresmiete oder können nach Festpreisen pro Wohneinheit vereinbart werden. Für den Eigentümer wird ein Leistungspaket geschnürt, das verschiedene Umfänge umfassen kann. Dazu gehören in erster Linie die Bewirtschaftung der Gebäude und die Abrechnungen mit den Mietern, erforderliches Inkasso bei verspäteten oder fehlenden Mietzahlungen und Suche nach Mietern bei Leerstand. Die Hausverwaltungen bereiten mit neuen Mietern die Mietverträge zur Unterschrift für den Eigentümer vor oder besitzen Prokura zur stellvertretenden Unterschrift. Im Vorfeld wird durch die Hausverwaltung eine Bonitätsprüfung des potenziellen Mieters durchgeführt. Die Auswahl der Wohnungsbewerber geschieht nach Vorgaben der Eigentümer. Für die Bewohner der vermieteten Wohnungen ist die Hausverwaltung für alle Belange der Ansprechpartner. Die Eigentümer kommen mit den Mietern kaum oder gar nicht in Kontakt. So wird auch die Wohnungsübergabe zu Beginn und am Ende eines Mietverhältnisses durch Mitarbeiter der Hausverwaltung erledigt.

Die Tätigkeit einer Hausverwaltung in Eigentumswohnanlagen
In Eigentumswohnungsanlagen sind nur selten keine Hausverwaltungen tätig. Nur sehr kleine Anlagen kommen ohne sie aus. In der Regel sind die Eigentümergemeinschaften nicht einer Meinung und nutzen Hausverwaltungen zur Bewirtschaftung der Immobilie, Teilung der anfallenden Kosten und Erhebung des Wohngeldes der einzelnen Eigentümer. Die Bezahlung des Verwalters wird in der Regel ausgehandelt und unterliegt einem Festpreis. Die Hausverwaltung organisiert die vorgeschriebenen Eigentümerversammlungen und achtet dabei auf die gesetzlichen Vorgaben zur Einberufung und Beschlussfassung durch die Eigentümergemeinschaft. Sie tritt beratend für Instandhaltungsmaßnahmen und Investitionen auf. Alle Zahlungsverkehre und die Verwaltung der Instandhaltungsrücklage obliegen der Hausverwaltung. Die Durchführungen der Versammlungen und die Fassung rechtsgültiger Beschlüsse werden protokolliert und allen Eigentümern zur Billigung vorgelegt.

Allgemeine Dienstleistungen zum Erhalt der Immobilien
Einige Aufgaben fallen für Miet- und Eigentumsobjekte an. Sie liegen vor allem in der Bewirtschaftung der Liegenschaften. Dazu gehören zum Beispiel die Grundstückspflege und der Winterdienst. Reparaturen an gemeinschaftlichen Anlagen wie Hausfluren, Treppenhäusern oder Dächern müssen eingeleitet und durchgeführt werden. Zu diesem Zweck sind Ausschreibungen durchzuführen, die von den Eigentümern vor Auftragerteilung in der Regel geprüft werden. Für die kleineren Reparaturen und Pflegemaßnahmen unterhalten die Hausverwaltungen eigene Hausmeisterdienste oder kooperieren mit weiteren Dienstleistern. Unstimmigkeiten zwischen Mietern und Wohnungseigentümern sind nicht selten Gegenstand der Aktivitäten, gehören jedoch eigentlich nicht in das Aufgabengebiet der Hausverwaltungen. Sie beschränken sich daher wenn möglich auf die jeweils herrschenden Hausordnungen und weisen bei strittigen Themen darauf hin und erteilen gegebenenfalls Abmahnungen zur Vorbereitung einer Kündigung bei Mietern oder Vorbereitungen von Zivilklagen der Eigentümergemeinschaft gegen Einzeleigentümer. In Streitigkeiten ohne erkennbaren Bezug für die Gesamtanlage mischen sich Hausverwaltungen üblicherweise nicht ein. Gegenüber den Eigentümern oder Mietern sind Hausverwaltungen zur Wirtschaftlichkeit verpflichtet. Sie dürfen keine unnötig hohen Kosten verursachen und sind ständig aufgefordert, für ihre Klientel die preiswerteste und verlässlichste Bewirtschaftung der Immobilien zu gewährleisten. Dazu können zum Beispiel der Wechsel eines Gasversorgers gehören oder die Auswahl einer preiswerteren Versicherungsgesellschaft für die Gebäudeversicherungen.

Erstellung der Nebenkostenabrechnungen
Die gesetzlichen Vorgaben zur Erstellung einer justiziablen Nebenkostenabrechnung setzen enge Grenzen. Die Hausverwaltungen sind auf die Einhaltung der Abrechnungsvorschriften und der Gestaltung der nötigen Belege spezialisiert. Für viele Auftraggeber ist schon die Erstellung dieser Abrechnungen Grund genug zur Beauftragung einer Hausverwaltung. Sie überwacht das rechtzeitige Ablesen aller Zählerstände durch die Versorgungsunternehmen und erstellt für jedes Einzelobjekt die Nebenkostenabrechnung. Der Schriftverkehr zur Rechnungslegung und dem Eintreiben der Nachzahlungen oder Erstattung von Beträgen und die Erstellung neuer Nebenkostenbescheide mit Änderung von Einzugsermächtigungen und sonstigen Bankdaten sind ein erheblicher bürokratischer Aufwand. Die Kontrolle der neuen Modalitäten ist aufwändig. Hausverwaltungen führen zu diesem Zweck für jede Einzelpartei Debitorenkonten, und arbeiten mit spezieller Software zur Immobilienverwaltung. Die Ausbildung von Hausverwaltern reicht vom Betriebswirt bis zum Architekten oder Bauingenieur. In der Betriebswirtshaft hat sich für die Immobilienverwaltung ein eigener spezialisierter Berufszweig entwickelt, der auch als Lehrberuf zu erlernen ist.