Gezieltes Kontaktmanagement

Pluralistische Geschäftskontakte sind nahezu unentbehrlich für den wirtschaftlichen Erfolg. Gerade im globalen Zeitalter kann man weltweit Kontakte knüpfen, ohne das Haus zu verlassen. Eines der wichtigsten Utensilien hierfür ist ein internetfähiger PC, mit dem man problemlos multimedial Geschäftskontakte pflegen kann. Doch wie findet man sinnvolle Kontakte? Eine Möglichkeit bei der Suche nach Geschäftspartner sind so genannte Social Media Portale. Hier kann man seine berufliche Position anschaulich darstellen. Neben der beruflichen Funktion und Firma kann der Nutzer persönliche Kontaktdaten veröffentlichen, die es ermöglichen potentielle Partner gezielt anzusprechen.

In Deutschland zählt XING zu den wohl bekanntesten digitalen Geschäftsportalen. Mehrere hunderttausend Nutzer in aus aller Welt nutzen diese Plattform um gezielt nach Geschäftspartner zu suchen. Neben der Möglichkeit die eigenen Qualifikationen darzustellen, kann der User seinen bisherigen Werdegang anschaulich dokumentieren, sowie Dokumente und Dateien hochladen. Sehr sinnvoll ist die Kernfunktion „biete/suche“, in der die Nutzer die Möglichkeit haben gewünschte Fähigkeiten, Produkte und/oder Dienstleistungen anzufragen oder eben zu offerieren. Ähnlich operiert das Online-Portal Linkedin. Dort haben die Nutzer ebenfalls die Möglichkeit geschäftliche Interessen differenziert darzustellen.

Ein weiterer wichtiger Faktor für die Beliebtheit dieser Plattformen ist die Möglichkeit, entfernte Geschäftskontakte besser kennenzulernen. Herr Müller, der laut seiner Email-Signatur Account Manager für die Handelsfirma XY ist, bekommt in den digitalen Portalen ein Gesicht. Foto, Werdegang und Anzahl seiner Kontakte offenbaren sich mit nur wenigen Mausklicks. Ideal ist diese Veranschaulichung von Geschäftspartnern gerade dann, wenn man seinen Gesprächspartner ausschließlich aus Telefonkonferenzen oder von Mailkontakten her kennt. Zudem können geschäftliche Beziehungen in großer Anzahl mit einer persönlichen Note gepflegt werden. Automatisch erinnern die meisten digitalen Geschäftsportale wann ein Kontakt Geburtstag hat, oder welche Veränderungen (Beförderung, Firmenwechsel etc.) gerade stattfinden.

Gut überlegt sollte sein, welche Kontaktdaten bei der Pflege von Geschäftskontakten freigegeben werden. Gehört die Freigabe der geschäftlichen Emailadresse zu den Standardinformationen, welche bedenkenlos herausgegeben werden kann, ist die Weitergabe von Telefonnummern schon riskanter, da sie gezielt zur Kaltakquise genutzt werden können. Skypename oder die ICQ-Nummer sollte nur bei wirklichem Bedarf an einen Geschäftspartner weitergegeben werden. Nicht selten wird das Zusenden von „witzigen“ Links, Bildern und Videos als Kontaktpflege missverstanden.
Sinnvoll ist hier die strikte Trennung von geschäftlichen und privaten Accounts.

Hierbei vermeidet man es konsequent seine Zeit mit digitalem Smalltalk zu verschwenden. Der wesentliche Vorteil der geschäftlichen Kontaktpflege via Skype und ICQ ist die problemlose Übersendung von Daten. Während Emailanhänge meist nur ein begrenztes Datenvolumen verkraften, ist hier der Umfang des Datenversandes nahezu unbegrenzt. Gerade wenn man Video- oder Bilddateien verschicken möchte, empfiehlt es sich diese Kommunikationskanäle dem Emailversand vorzuziehen. Die Verwaltung der Kontakte bei diesen Kommunikationsprogrammen ist übersichtlich und einfach. Optional kann man an Geburtstage von Kommunikationspartnern erinnert werden, oder sich ein Profil mit Bild und persönlichen Informationen anlegen.

Der Vorteil bei der Verwaltung von Kontakten via Skype ist, dass eine eigene Videofunktion genutzt werden kann. Alles was der Nutzer dafür braucht ist eine webcam. Hierbei können auch gezielt Geschäftskontakte einander vorgestellt werden. Mit der Funktion Videokonferenz können mehrere Gesprächspartner zeitgleich, ohne nennenswerte Qualitätsverluste, miteinander kommunizieren.

Niemals, auch nicht in einem schwachen Moment oder zur Abwicklung eines wichtigen Projektes, sollte die private Mobilfunknummer herausgegeben werden. Der sympathische Geschäftspartner von der Messe, kann sich im schlimmsten Fall als stalkender Workaholic entpuppen, für den auch Anrufe mitten in der Nacht kein Tabu darstellen.
Auf Nummer sicher geht derjenige, der es versteht alle beruflichen und persönlichen Kontakte strikt zu trennen. Soweit dies möglich ist, kann es eine gute Idee sein, für jedes Kommunikationsmedium einen privaten und einen geschäftlichen Account anzulegen, beziehungsweise gewisse Kommunikationskanäle nur privat oder nur beruflich zu nutzen. So kann man sicher sein, dass „MadMatze79“ aus dem privaten ICQ – Account wirklich nur eine Partie kickern möchte, und man nicht von Herrn Matthias mit einer Power Point Präsentaion am Kickertisch überrascht wird.