Wohnungsverwaltung

Zu jeder Form von Wohnraum gehören Geschäftsvorgänge wie Zahlungsströme, Versicherungspflichten, Steuerbescheide, Nebenkostenabrechnungen, Reparaturen und Instandhaltungen sowie Pflegekosten für Grundstück und Gebäude. Viele Wohnungen werden nicht von ihren Eigentümern in diesen Belangen verwaltet sondern werden zur Erledigung dieser Aufgaben an Wohnungsverwaltungen vergeben. Das ist insbesondere bei größeren Wohnanlagen der Fall. Die Eigentümer sind mit den anfallenden Aufgaben meistens überfordert, da sie entweder selbst durch ihren eigenen Beruf zeitlich zu sehr eingebunden sind, sich mit den erforderlichen Gesetzen und Vorschriften nicht genügend auskennen oder ihr Wohneigentum als Kapitalanlage ohne Interesse an Wohnungsbewirtschaftung betreiben. Wohnungsverwaltungen übernehmen gegen Entgelt diese Aufgaben und entlasten die Wohnungseigentümer von allen Geschäftsvorgängen.

Abwicklung der laufenden Bewirtschaftungsvorgänge von Gebäuden
Zu den grundsätzlichen Aufgaben einer Wohnungsverwaltung gehören die Beauftragung, Überwachung und Abrechnungen von Hausmeistern, Winterdiensten, Grundstücks- und Gartenpflegediensten und der Instandhaltung der Gebäude. Die Überwachung des Zahlungsverkehrs von Mietern für Nebenkostenvorauszahlungen und Mieten, die Bedienung von Darlehen und sonstigen Verbindlichkeiten sowie die pünktliche Bezahlung von Versicherungsprämien und Grundsteuern erfordern viel Verwaltungsaufwand. Bei zentraler Beheizung sind die Energieversorgung und Wartung der Anlage zu gewährleisten. Die Bewirtschaftung kann mit weiteren Vorgängen wie Reinigungsarbeiten von Treppenhäusern, Betrieb von Gemeinschaftsantennen oder Vergabe von Stellplätzen und Garagen zu tun haben. Diese eher allgemeinen Aufgaben treten bei vermieteten Objekten und Wohnanlagen mit Eigentumswohnungen gleichermaßen auf.

Verwaltungsaufgaben für Mietobjekte
Neben der reinen Bewirtschaftung ist für Mietobjekte die Überwachung des Zahlungsverkehrs der Gelder für Miete und Nebenkosten eine der Hauptaufgaben der Wohnungsverwaltung. Jede Wohneinheit wird in einem eigenen Mieterkonto geführt und listet alle geleisteten Zahlungen und ausstehenden Beträge auf. Säumige Zahler werden kurzfristig zur Zahlung aufgefordert und bei Bedarf ein Mahnverfahren eingeleitet. Die Erlöse aus den Vermietungen werden den Wohnungseigentümern zugeleitet. Gegenüber den Eigentümern sind die Wohnungsverwaltungen für die ordnungsgemäße Abwicklung der Zahlungsverkehre für öffentliche Lasten wie Straßenreinigung, Müllabfuhr und Grundsteuern verantwortlich. Sie beraten darüber hinaus zu notwendigen Versicherungen für die vermietete Gebäude und Versicherungsschutz für den Vermieter. Für alle Vorgänge erstellt die Wohnungsverwaltung nachvollziehbare Belege die behördlichen Prüfungen standhalten müssen und die vorgeschrieben Formalismen einhalten.

Kontakte und Verhandlungen mit Mietern
In der Praxis übernehmen die Wohnungsverwaltungen für die Eigentümer alle erforderlichen Maßnahmen zur Suche und Betreuung der Mieter. Dazu gehört das Anbieten von Leerstand und die Auswahl von geeigneten Mietern aus der Masse der Bewerber. Zur Auswahl gehören eine Bonitätsprüfung und die Erhebung von persönlichen Daten. Diese müssen in der Wohnungsverwaltung vor Missbrauch geschützt behandelt und gespeichert werden. Der Abschluss von Mietverträgen und die Einweisung von Mietern gehören ebenso wie die Besichtigung von Wohnungen sowie die offiziellen Wohnungsübergaben zu den Aufgaben. So entlasten die Wohnungsverwaltungen die tatsächlichen Eigentümer von den anfallenden Verwaltungsarbeiten und direkten Kontakten mit den Mietern. Viele Eigentümer schätzen gerade diese Distanz und übergeben ihre Wohnungen deshalb an eine Verwaltungsfirma. Sie übernimmt auch die Überwachung der Einhaltung von Hausordnungen und reagiert auf Beschwerden oder Meldungen von Mietern. Streitigkeiten zwischen Nachbarn ohne Bezug zum Wohnverhältnis fallen nicht in das Aufgabenfeld einer Wohnungsverwaltung.

Wohnungseigentümer benötigen ebenfalls Verwalter
Eine professionelle Verwaltung muss auch in Anlagen mit Eigentumswohnungen gewährleistet werden. Oft wünschen die Eigentümer keine Eigenleistungen auf ihrem Besitz zu vollbringen und nehmen viele Servicedienste für Reinigung und Pflege in Anspruch. Die Bewirtschaftung der Gesamtanlage wird durch die Verwaltung auf die einzelnen Eigentümer gemäß den Anteilen in der Teilungserklärung verteilt und als eigene Belege erstellt. Die zu zahlenden Wohngelder zur Abgeltung dieser anfallenden Kosten und die Einzahlung der gemeinsam gebildeten Instandhaltungsrücklage werden als Zahlungsströme überwacht. Die fristgerechte Einberufung der gesetzlich vorgeschriebenen Eigentümerversammlung und die formelle Beschlussfassung zu Belangen der Wohnanlage werden durch die Hausverwaltung organisiert. In der Regel führt ein Vertreter der Hausverwaltung in den Eigentümerversammlungen den Vorsitz und sorgt für eine Protokollierung der Beschussfähigkeit und der gefassten Beschlüsse. Die Hausverwaltungen beraten über erforderliche Sanierungsmaßnahmen, holen Kostenvoranschläge ein oder veranstalten Ausschreibungen für Baumaßnahmen. Die Möglichkeit zur Nutzung öffentlicher Förderungen und die Einhaltung neuer gesetzlicher Vorschriften sind durch die Verwaltung sicherzustellen.

Nebenkostenabrechnungen müssen gesetzeskonform sein
Die Wohnungsverwaltungen erstellen für jede einzelne Partei Nebenkostenabrechnungen. Sie beziehen sich jeweils auf einen festgelegten Abrechnungszeitraum und müssen in verschiedene Einzelposten aufgeschlüsselt werden. Das betrifft umlagefähige und nicht umlagefähige Kosten. Verbrauchswerte für Wasser, Warmwasser und Heizungen müssen als individuelle Kosten berechnet und belegt werden. Die rechtzeitige Ablesung von Zähleinrichtungen ist dafür Voraussetzung und wird von der Hausverwaltung organisiert oder beauftragt. Die erforderliche Form der Nebenkostenabrechnungen und die Vielzahl der zu beachtenden Einzelposten sind für viele Eigentümer der Grund zur Beauftragung einer Wohnungsverwaltung. Je nach zu leistendem Aufwand erhalten Wohnungsverwaltungen 1 bis 2 Kaltmieten oder einen verhandelbaren Festpreis pro Wohneinheit als Vergütung. In Eigentumswohnanlagen werden die Verwalterhonorare gemäß den Anteilen der einzelnen Eigentümer aufgeschlüsselt. Für Mieter und Eigentümer gilt für die Verwaltungskosten und einige der Serviceleistungen wie Winterdienst, Grundstückspflege oder Treppenhausreinigung die steuerliche Absetzbarkeit als haushaltsnahe Dienstleistung zur Verringerung der Einkommensteuern.