EDV Beratung

In kaum einem Unternehmen wird heutzutage noch ohne Computer gearbeitet. Bestenfalls in Kleinstfirmen ist ein Fehlen elektronischer Datenverarbeitung (EDV) noch vorstellbar. Um ein Unternehmen mit einer elektronischen Unterstützung auszustatten, müssen im Vorfeld der Beschaffung diverse Überlegungen angestellt werden. Die Anlage muss die wirklich benötigten Funktionen tatsächlich erbringen können und soll für alle Beteiligten eine Arbeitserleichterung gegenüber dem Istzustand erzeugen. Dazu muss eine genaue Spezifikation der Aufgaben vorliegen und eine Analyse von bereits existierenden Standardprodukten erfolgen. Der preiswerteste Weg der Umsetzung von EDV gestützten Arbeiten ist die Einbindung von vorhandener Software. Die Erstellung individueller Programme ist sehr kostenintensiv und zeitaufwändig. Zahlreiche Standardprogramme sind konfigurierbar und können auf spezielle Anforderungen in Unternehmen adaptiert werden. Die gewählte Hardwareausstattung muss die erforderliche Leistungsfähigkeit besitzen und sollte Reserven bieten. Für ein Management der Datensicherung ist Sorge zu tragen.

Keine Verwaltung mehr ohne elektronische Datenhaltung
Eine Beratung in Dingen der EDV durch Fachleute ist in jedem Fall empfehlenswert. Nur Kenner der Branche kennen verfügbare Produkte und können die Verwendbarkeit für die Aufgabenstellung beurteilen. Eine EDV Beratung kann darüber hinaus Vorschläge zur weiteren Verwendung der Hard- und Software erarbeiten. So können die Bedarfsträger wertvolle Hinweise zur effizienten Nutzung der neuen Anlage gewinnen und erhalten zusätzliche Denkanstöße für den Umbau des Verwaltungsbetriebes ihres Unternehmens. Die EDV Beratung informiert zum Beispiel über elektronische Personalakten, Zeiterfassungssysteme, Urlaubskarteien, Terminplanungen oder Dienstplanerstellungen, statistische Auswertungen oder das Bereitstellen von Kennzahlen zur Unternehmenssituation in kurzer Zeit. Schriftverkehr und Rechnungsstellung sowie Inkasso können mit modernen Softwareprodukten erledigt werden. Die Unternehmer sind sich oft über den möglichen Umfang einer Unterstützungsleistung durch EDV nicht ausreichend bewusst. Die EDV Beratung sorgt daher für eine genaue Definition der gewünschten Leistungen.

Mitarbeiterverwaltung und Rechnungswesen
Mit einer elektronischen Verwaltung der Mitarbeiter sind zwar schriftliche Dokumente nicht gänzlich aus dem Büroalltag verschwunden, jedoch werden sie drastisch reduziert. In Verbindung mit Zeiterfassung, Urlaubs- und Krankheitsdateien können die Lohnabrechnungen der Mitarbeiter automatisch erstellt werden. Es bedarf dazu lediglich der kontinuierlichen Dateneingabe durch die Mitarbeiter und der Kontrolle der tatsächlichen Gegebenheiten. Diese Automatismen steigern die Effektivität der Lohnbuchhaltung enorm und können zur Einsparung von Mitarbeitern führen. Das Abrechnungsgeschäft für Kunden oder die eigene Material- und Gebäudebewirtschaftung kann gestützt durch EDV erfolgen. Eine ausführliche Bestandsaufnahme durch Mitarbeiter eines IT-Systemhauses kann im Anschluss eine gezielte EDV Beratung ermöglichen und Vorschläge zum Einsatz von Verwaltungsvorgängen machen. Darin können automatische Bestellsysteme zur Lagerhaltung bei der Erreichung von Mindestbeständen ebenso gehören wie die automatische Routenplanung im Bereich der Logistik. Die Einteilung von Arbeitskräften für übernommene Aufträge kann unterstützt werden und das Zusammenstellen der Rechnungen kann automatisch parallel zur Materialentnahme aus Lagerbeständen korreliert werden.

Unterstützende Daten für die Geschäftsleitung
Zum Treffen unternehmerischer Entscheidung benötigt die Geschäftsführung Kennzahlen des jeweiligen Unternehmens und seines aktuellen Zustandes. Auslastungen, Kapazitätsgrenzen, Krankenstand von Mitarbeitern, Liquidität, Außenstände oder Verbindlichkeiten können durch EDV in sehr zeitnahem Rahmen dargestellt werden. Je nach Ausrichtung des Unternehmens sind ganz unterschiedlichen Daten erforderlich. Um die richtigen Softwareprodukte zur Kontrolle und Einholung dieser Daten zu bekommen, ist eine Beratung mit Fachleuten der Branche wichtig. Die zum Einsatz kommende Software darf nicht zu kompliziert sein und muss die Geschäftsleitung nur mit den geforderten Informationen versorgen. Redundante oder unerwünschte Daten müssen unterdrückt werden.

Beratung für Hard- und Softwareprodukte
Nachdem eine gründliche Analyse der Aufgabenstellung im Unternehmen durchgeführt wurde, kann die EDV Beratung für die als geeignet identifizierten Softwareprodukte die benötigte Hardware zusammenstellen. Computeranlagen werden heutzutage häufig im Leasingverfahren bereitgestellt und nicht mehr gekauft. Die Entwicklungszyklen der Hardware sind so kurz geworden, dass die Unternehmen mit geleasten Anlagen häufig nicht nur besser sondern sogar billiger versorgt werden können. Die Konfiguration und der Aufbau der Computeranlagen wird durch die EDV Beratungsfirma in der Regel mit angeboten. Sie übernimmt nicht nur die Einweisung und Schulung des Personals sondern verwaltet auch Softwarelizenzen und Dokumentationen des in Anspruch genommenen Umfangs an Betriebssystemen und Programmen. Die Beratung wird später begleitend zum laufenden Betrieb Hinweise und Angebote für Verbesserungen und Erneuerungen bei technischen Weiterentwicklungen enthalten.

Pflege und Wartung der EDV Ausstattung
Nach der Inbetriebnahme einer EDV Ablage bedarf sie der Instandhaltung und Pflege. Reparaturen oder Abwicklung von Garantieansprüchen sowie Wartungsverträgen obliegen der beratenden Firma. Sie führt in den meisten Fällen auch eine Pflege der Datenbestände durch und bereinigt die Datenbestände von Datenbanken. Neue Geschäftszweige oder Produkte müssen bei Bedarf in die Datenbestände eingepflegt werden und die gesamten Geschäftsdaten müssen einer verlässlichen und regelmäßigen Datensicherung unterzogen werden. Je nach Art des Betriebes können Datensicherungen in unterschiedlichen Abständen erfolgen und können im Einzelfall während des laufenden Geschäftsbetriebes durchgeführt werden. Eine fundierte und kompetente EDV Beratung dient nicht dem Verkauf von Einzelprodukten sondern ist auf eine umfassende Dienstleistung für Unternehmen ausgerichtet. Sie ist in der Regel von einer längeren Geschäftsbeziehung geprägt und erfordert bei sensiblen Daten ein Vertrauensverhältnis zwischen den Geschäftspartnern. In modernen Betrieben sind häufig eigene Netzwerke installiert, die ohne eine ständige Betreuung, Verwaltung und EDV Beratung für Soft- und Hardware nicht funktionsfähig wären.